TERUG
Deze functie is vervuld
Informatiemanagement coördinator bij Ministerie van Buitenlandse Zaken
Informatiemanagement coördinator
Functieomschrijving
Wil jij een actieve bijdrage leveren aan het continue verbeteren van de informatiehuishouding bij BZ in een omgeving die sterk aan het veranderen is? Dan hebben we voor jou een mooie functie en komen we graag met jou in gesprek. Want we zijn op zoek naar twee nieuwe collega’s in de rol van informatiemanagement-coördinator (i-coördinator)!
Wat houdt de functie in?
De i-coördinator verbindt de behoeftes in de organisatie rond samenwerken en besluitvorming in SharePoint aan de inrichting vanuit het informatiemanagement. De medewerker bewaakt de conceptuele inrichting van SharePoint bij gebruik en vernieuwing en stimuleert de organisatie met adviezen. Richtinggevende signalen uit de organisatie – en de Gebruikersraad in het bijzonder – en de kaders van het informatiemanagement vormen hierbij het vertrekpunt. De i-coördinator onderhoudt hiervoor een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie. Daarnaast is de i coördinator eerstverantwoordelijk voor het formuleren van kaders en begeleiden van de besluitvorming rond metadata management en Enterprise Search. Vanuit deze kaders adviseert de i-coördinator over de toepassing, implementatie van deze metadata en Enterprise Search en de implementatie en uitvoering van metadata- en Search-voorzieningen, dat in eerste instantie is gericht op het SharePoint-platform.
Hoe vertaalt zich dat naar de praktijk van alledag?
BZ-medewerkers werken in SharePoint samen aan documenten. Dit gebeurt in samenwerkruimten of in dossiers voor besluitvorming. Al die documenten worden in SharePoint gearchiveerd, zodanig dat het voldoet aan de regels voor een ordelijke informatiehuishouding (IHH). In jouw functie van i-coördinator leidt je dit in goede banen. Dat doe je op verschillende manieren: je draagt bij aan de adoptie en een goed gebruik van het platform. Hiervoor stel je kaders op en je bewaakt ze. Ook tot het aandachtsgebied behoren met het platform geïntegreerde functionaliteiten zoals een documentsjabloonbeheerdienst (DocGen) en een mailintegratieprogramma waarmee eenvoudig mailberichten vanuit Outlook opgeslagen kunnen worden in SharePoint. De doorontwikkeling van SharePoint loopt via de i-coördinator: jij bent de link tussen de vraag van medewerkers en datgene wat het ontwikkelteam bouwt. Je klanten zijn directies en Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland en de Gebruikersraad in het bijzonder. Je zorgt ervoor dat het platform en gekoppelde applicaties aansluiten bij de werkprocessen. Je verwerkt dit in een roadmap, en uiteindelijk in user stories.
Als i-coördinator werk je nauw samen met je mede-i-coördinatoren en functioneel beheer aan de bovengenoemde dienstverlening. Een goede kennis van SharePoint is belangrijk, maar vooral in relatie tot jouw kennis over informatiehuishouding en je vaardigheden om een functionele vraag te vertalen naar een oplossing op basis van de middelen die beschikbaar zijn gesteld door BZ en die past binnen de geldende kaders. Daarnaast ben je ook actief betrokken bij de inzet van de functionarissen IHH. Deze nieuwe lichting medewerkers gaan directies met raad en daad ondersteunen op het gebied van informatiehuishouding. En ook hier lever jij je bijdrage met name op het vlak van ons verhaal, het IM-verhaal. Kortom, je bent een belangrijke speler in het verder op orde krijgen van de informatiehuishouding bij BZ!.
Functie-eisen
We zoeken iemand die graag zijn handen uit de mouwen steekt en mee wil helpen aan het verder (door)ontwikkelen van ons team IM en het verbeteren van de informatiehuishouding bij BZ. Je komt niet in een gespreid bedje, er is werk aan de winkel! We zoeken daarom professionals die handelen naar de kernwaarden als verantwoordelijkheid nemen, resultaten behalen en samenwerken en anderen hierop aanspreekt. Permanente educatie is binnen de afdeling Informatiemanagement een andere kernwaarde met oog op de ontwikkeling van het vakgebied door de verdergaande digitalisering. Als i-coördinator onderschrijf je deze kernwaarden. Kortom;
- HBO werk-en-denkniveau
- Verantwoordelijk en resultaatgericht
- Leergierig en communicatief vaardig
Bijzonderheden
- We vragen je te solliciteren via de button ‘solliciteren op externe site’.
- De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) en een selectieassessment. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de selectieprocedure.
- De selectiegesprekken vinden plaats in november en december 2023.
Overige arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie
De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) is verantwoordelijk voor de IT-voorziening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Meer concreet betekent dat we onder meer zijn van het uitzetten van de strategie, het vertalen naar projecten, het afsluiten van contracten, het functioneel beheer van diverse systemen en het op de juiste manier archiveren van de informatie en deze ook gebruiken voor dashboards, etc. We zijn een enthousiaste groep professionals. Met een diversiteit aan achtergronden zoals IT’ers, functioneel beheerders, informatiemanagers, economen, controllers, juristen en bestuurswetenschappers. Er werken veel verschillende mensen. Alles mag er bij ons zijn, zolang je zelf ook die verschillen respecteert. We worden allemaal gedreven door de toegevoegde waarde die we willen leveren aan het belangrijke werk van BZ.
Met ± 150 medewerkers zorgen we ervoor dat onze BZ-collega’s waar ook ter wereld hun werk kunnen doen met zo veilig mogelijke ICT en informatievoorziening. Maar ook door de strategisch partner te zijn van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en informatiehuishouding. Dat doen we door regie te voeren op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die IT-diensten aan BZ leveren, zodat de 5000 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken. Maar ook door de strategisch partner te zijn van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en de collega’s op het departement waar mogelijk te ondersteunen zodat zij optimaal digitaal hun werk kunnen uitvoeren.
Door de inzet van nieuwe technologieën wil BZ vooroplopen als wereldwijd digitaal opererende diplomatieke dienst. Met een wereldwijd ICT-netwerk dat ook in minder ontwikkelde landen goed moet werken, de hoge beveiligingseisen die gelden voor internationale samenwerking en inspirerende trajecten voor werken met data kun je spreken van een uitdagende werkomgeving. Ideaal voor een IT-professional.
Cluster Informatiemanagement
Het cluster Informatiemanagement bestaat uit ca. 25 mensen en houdt zich bezig met recordmanagement, RM-advies, i-coördinatie en abonnementenbeheer. De komende jaren gaat het cluster fors groeien door de komst van een nieuwe lichting collega’s, de functionarissen IHH. Zij gaan directies met raad en daad bijstaan als het gaat om het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inhoudelijk ontwikkelt het cluster zich ook. Waar doorontwikkeling van SharePoint en archiefbeheer voorheen meer gescheiden waren, komen die door de archivering in SharePoint veel dichter bij elkaar. Taken rond informatiehuishouding en adoptie en gebruik van het platform worden straks door alle IM-medewerkers uitgevoerd en uitgedragen. Het onderdeel recordmanagement, dat zich o.a. richt op het beheer van de (digitale) BZ archieven en abonnementenbeheer voor kranten en tijdschriften wordt aangestuurd door plv. hoofd IM. Het hoofd IM stuurt de i-coördinatoren en functionarissen IHH aan. De komende jaren zal dit verder vorm en inhoud krijgen en vandaar dat wij op zoek zijn naar mensen die hieraan mee willen werken. En wij hopen natuurlijk dat jij er daar één van bent!
